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Das Wohnungsübergabeprotokoll – ein unverzichtbares Detail bei der Vermietung

Jede Vermietung von Wohn- und Geschäftsräumen bietet Vorteile. Denen stehen Risiken gegenüber, die zugleich den Eigentümer des zu vermietenden Objekts als auch den Mieter betreffen. Liegen bereits Altschäden in den Wohnräumen vor, kann der Neumieter seine Unschuld bei einem späteren Auszug kaum beweisen; für den Vermieter hingegen ist die zeitgenaue Entstehung von Schäden schwer nachzuvollziehen. Um Missverständnisse und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, sollte bei der Wohnungsübergabe unbedingt auf ein Wohnungsübergabeprotokoll bestanden werden, welches im Anschluss dem Mietvertrag beigefügt wird. Zusammengefasst handelt es sich bei dem Übergabeprotokoll also um eine rechtliche Absicherung, die hilft, Ärger, Streitigkeiten und finanzielle Ausgleichsansprüche auszuschließen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Im Kern handelt es sich bei einem Wohnungsübergabeprotokoll um eine differenzierte Auflistung der Räumlichkeiten und den vorhandenen Schäden. Lockere Fußbodenleisten, Beschädigungen an Türzargen, defekte Einbaugeräte oder gesprungene Wandfliesen sind nur einige Punkte, die Vermieter und Mieter bei der Übergabe der Wohnung festhalten sollten. Rechtsanwälte und Mieterschutzverbände empfehlen, jede Wohnungsübergabe mit der Ausstellung eines Protokolls zu verbinden. Die Ausstellung bietet jedoch nicht allein dem Mieter Vorteile, auch der Vermieter profitiert von der ausführlichen Dokumentation. Gerade bei Räumlichkeiten, in denen ein häufiger Mieterwechsel stattfindet, kann der Vermieter aus den beim Aus- und wieder beim Einzug erstellten Protokollen genau den Zustand der Immobilie ablesen. Bereits bestehende Mängel werden nun zusätzlich im Mietvertrag festgehalten, sodass die Neuvermietung unabhängig von den Altschäden stattfindet.

Insbesondere beim Auszug ist das Wohnungsübergabeprotokoll aus Sicht des Mieters ein praktisches Detail. Mietrechtliche Streitigkeiten, die die Durchführung von Schönheitsreparaturen betreffen und oftmals die Einbehaltung der Mietkaution mit sich führen, lassen sich auf der Grundlage eines Übergabeprotokolls rascher lösen. Vor Gericht zählt das Protokoll als Beweismittel, sodass Mieter und Vermieter in einer gewissen Hinsicht rechtlich abgesichert sind. Kann der Mieter beispielsweise durch Berufung auf das bei Einzug erstellte Protokoll beweisen, dass eine Tür bereits verkürzt war, braucht er die Tür nicht zu erneuern. Besteht der Vermieter nun auf die Erneuerung und behält die Kaution ein, beruft sich der Mieter im außergerichtlichen oder gerichtlichen Verfahren auf das Protokoll und steht auf der sicheren Seite.

Wie gehe ich bei der Erstellung vor?

Grundlage für die Ausstellung eines Übergabeprotokolls ist, dass beide Vertragspartner anwesend sind. Bei Vermietungen, die über einen Makler stattfinden, kann sich der Vermieter natürlich von dem beauftragten Makler oder auch der Hausverwaltung vertreten lassen. Die Vertragspartner gehen gemeinsam die vermieteten Räumlichkeiten ab und halten punktgenau bestehende Mängel fest. Es ist irrelevant, ob es sich bei dem Übergabeprotokoll um eine selbst erstellte Liste oder aber um ein vorgefertigtes Muster handelt. Wichtig ist, dass

  • jeder Raum der Mietwohnung aufgeführt,
  • für jeden Raum genügend Platz für Notizen ist,
  • die Wohnung zutreffend bezeichnet,
  • Nebenobjekte (Garage, Keller, Carport, Balkon, Terrasse) aufgeführt,
  • das Datum vorhanden ist,
  • Unterschriftsfelder aufgeführt sind.

Unterstützend bei der der Anfertigung ist, wenn Vermieter und Mieter nach einem festgelegten Schema vorgehen. Allgemein sollten die unterschiedlichen Räumlichkeiten gleichermaßen betrachtet werden. Eine gute Möglichkeit ist, jeden Raum gezielt nach

  • dem Boden
  • den Wänden
  • der Decke
  • Türen/Fenster/Lichtschalter/Steckdosen
  • Heizkörper
  • Zählerstände (Gas, Wasser, Strom)
  • Elektrogeräten

zu beurteilen. Auf diese Weise entsteht ein übersichtliches und nachvollziehbares Protokoll, das auch Jahre nach dem Einzug einen aussagekräftigen Eindruck über den Ursprungszustand der Wohnung preisgibt. Nach Abschluss der Begehung wird das Protokoll sowohl von der Vermieterseite als auch vom Mieter unterzeichnet und mit dem aktuellen Datum versehen. Eine Ausfertigung verbleibt beim Vermieter, der Mieter erhält eine Abschrift, die den Mietunterlagen beigefügt wird. Bei der Neuvermietung darf sich der Mietvertrag auf das Übergabeprotokoll beziehen, beispielsweise in Form eines Zusatzes, dass die Wohnung im „im Übergabeprotokoll beschriebenen Zustand übergeben wurde“.

Vorsicht: Einmal bezeichnete, vom Mieter/Vermieter in Kenntnis genommene Mängel und Einträge können anschließend nicht widerrufen werden. Bescheinigt der Vermieter/Mieter den mangelfreien Zustand der Wohnung, kann er doch vorhandene, offensichtliche Mängel nicht geltend machen. Versteckte Mängel (Feuchtigkeitsschäden, defekte Leitungen) unterliegen dieser Grundlage nicht.

Wann wird das Übergabeprotokoll angefertigt?

Grundsätzlich sollte das Wohnungsübergabeprotokoll jeweils zum Beginn und bei der Beendigung des Mietverhältnisses angefertigt werden. Der Ablauf der Übergabe unterscheidet sich nicht, egal, ob es sich um eine Neuvermietung oder dem Auszug eines Altmieters handelt. Beim Auszug wird das Protokoll im Rahmen der Wohnungsabnahme erstellt, also zu dem Zeitpunkt, zu dem der Vermieter oder sein Stellvertreter mit dem Altmieter die Räumlichkeiten begutachtet. In diesem Zuge können gleich die gemachten Schönheitsreparaturen kontrolliert und abgenommen werden. Im Anschluss an die Wohnungsabnahme erfolgt die Schlüsselübergabe, wobei die Zahl der übergebenen Schlüssel zusätzlich im Protokoll festgehalten wird.

Vorsicht: Die Schlüsselübergabe bezieht sich nicht rein auf die Wohnungsschlüssel, auch Briefkasten-, Keller- und Garagenschlüssel müssen mit im Protokoll bezeichnet werden.

Auch wenn es für den Vermieter einen erhöhten Arbeitsaufwand bedeutet, ist es ratsam, sich bei der Neuvermietung und der Wohnungsübergabe an den Neumieter nicht auf ein erst kürzlich erstelltes Übergabeprotokoll zu beziehen. Zum einen ist es möglich, dass bei der alten Übergabe bestehende Mängel übersehen wurden, zum anderen muss der Neumieter die Möglichkeit haben, selbstständig nach bestehenden Schäden, defekten Einbaugeräten und den aktuellen Zählerständen zu schauen und diese schriftlich und rechtsgültig festzuhalten.

Wie handeln, wenn sich der Vermieter weigert?

Nicht in jedem Fall ist ein Vermieter bereit, persönlich zur Wohnungsübergabe zu erscheinen, sodass ein Wohnungsübergabeprotokoll nicht angefertigt werden kann. Beauftragt der Vermieter keinen Vertreter mit der Wohnungsabnahme, sondern besteht auf die Schlüsselübergabe per Einschreiben, sollte der Mieter selbstständig ein Protokoll anfertigen. Hierzu empfiehlt es sich, einen Zeugen mit in die Räumlichkeiten zu nehmen und Schritt für Schritt die Räume zu kontrollieren. Mängel, Schmutz oder Beschädigungen sollten in diesem Fall nicht nur schriftlich, sondern gleichzeitig per Foto festgehalten werden. Das Bildmaterial stellt ein zusätzliches Beweismittel vor Gericht dar und der Mieter kann vorlegen, in welchem Umfang die Mängel beim Einzug oder seinem letzten Besuch in der Wohnung tatsächlich vorhanden waren.

Die rechtliche Wirkung des Wohnungsübergabeprotokolls

Vor Gericht gilt das Wohnungsübergabeprotokoll als klares Beweismittel, wenn auch keine Pflicht zur Ausfertigung besteht. Der Vermieter ist an die im Protokoll stehenden Angaben gebunden. Bescheinigt beispielsweise ein Protokoll beim Auszug die Mangelfreiheit der Wohnräume und stellt der Vermieter im Nachhinein einen Mangel fest, kann er sich nicht an den ehemaligen Mieter wenden, selbst wenn dieser die Schäden verursacht hat. Allein aus diesem Grund ist es wichtig, dass sowohl Mieter als auch Vermieter die Wohnungsübergabe sorgfältig durchführen und im Zweifelsfall zweifach hinschauen.

Die gesetzliche Grundlage zum Mietrecht, den Pflichten des Vermieters und des Mieters und dem Verhalten bei vorliegenden Mängeln ergibt sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch, BGB, §§ 535 ff.

Artikelbild: © Florin Burlan / Shutterstock

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