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Web-to-Print erleichtert Bestellung und Produktion

Laut einer Studie des Rhein-Ruhr-Instituts (RIAS) und des Bundesverbandes der digitalen Wirtschaft e. V. (BVDW) werden Web-to-Print-Systeme immer häufiger eingesetzt. Demnach liege das jährliche Wachstum mittlerweile bei 17 Prozent. Sowohl Druckereien als auch Mediendienstleister bieten immer häufiger Online-Services und Drucksachenproduktion in offenen Webshops sowie geschlossenen Portalen für Geschäftskunden an.

Während sich die offenen Webshops an normale Kunden richten und sie von jedem genutzt werden können, können nur definierte Benutzer auf geschlossene Shops zugreifen. Trotz der Verbreitung von Web-to-Print gibt es keine genaue Definition über das System. Somit gehen die Vorstellungen weit auseinander.

Web-to-Print erleichtert die Arbeitsprozesse

Web-to-Print-Systeme sind wichtige Werkzeuge für Druck- und Mediendienstleister, die ihre Arbeitsprozesse erleichtern und den Kontakt und Bestellablauf mit ihren Kunden erleichtern wollen. Für Geschäftskunden werden sogenannte „Closed Shops“ konzipiert, die ausschließlich von vordefinierten Benutzergruppen mithilfe von Passwörtern und Usernamen genutzt werden können.

Für Kundenberater ist Web-to-Print gleichzeitig eine Herausforderung, da es für viele Unternehmen völliges Neuland ist. Folgendes Praxisbeispiel verdeutlicht den Vorteil eines Web-to-Print-Systems:

In einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern und 20 Niederlassungen in Deutschland werden jährlich von 25 Prozent der Mitarbeiter Visitenkarten bestellt, das entspricht 250 Visitenkarten pro Jahr.

Ablauf ohne Web-to-Print

Die Mitarbeiter der Niederlassungen fordern ihre Visitenkarten per Faxformular an. Die Aufträge werden per E-Mail an die Agentur weitergeleitet, die eine Layoutdatei zur Verfügung stellt und sie mit den einzelnen Mitarbeiternamen erfasst.

Anschließend wird ein PDF als E-Mail-Anhang von der Agentur zum Verantwortlichen in der Unternehmenszentrale weitergeleitet. Dieser gibt den Auftrag entweder frei oder schickt sie zur Korrektur zurück.

Nach der Freigabe wird das druckfähige PDF erstellt und an die Druckerei übermittelt. Dieses Verfahren ist von zahlreichen Schritten geprägt, die manuell ausgeführt werden müssen. Die Summe der Ausführungszeit liegt bei geschätzten 100 Minuten.

Ablauf mit Web-to-Print

Bestellen die Mitarbeiter ihre Visitenkarten über ein Web-to-Print-System, entfällt der Einsatz der Agentur. Im System sind bereits Vorlagen mit dem Corporate-Design der Firma gespeichert. Bereiche sind editierbar, sodass die Mitarbeiternamen eingefügt werden können.

Um das Web-to-Print-System zu nutzen, muss sich der Mitarbeiter mit seinem Benutzernamen und Passwort einloggen. Nachdem alle notwendigen Daten eingetragen und die Bestellung aufgegeben wurde, erhält eine zuständige Person eine Benachrichtigung per E-Mail, die anschließend die Freigabe erteilt oder um eine Korrektur bittet.

Anschließend wird die druckfähige PDF-Datei erstellt und an die Druckerei weitergeleitet. Für dieses Bestellverfahren benötigt man nicht mehr als 40 Minuten.

Vorteile

Web-to-Print hat nicht nur für die Unternehmen Vorteile, die beispielsweise Visitenkarten oder Roll Ups bestellen. Auch Druckereien können von dem einfachen Bestellverfahren bis hin zur Produktion profitieren. Sie können ihren Kunden so einen direkten Zugang zum eigenen System gewähren und die Bestellung um ein Vielfaches erleichtern.

Die Berechnungen für den Bestellablauf basieren auf einem Vortrag von Ira Melaschuk auf dem Kongress „Technology meets Marketing“, der im Rahmen der digi:media 2011 in Düsseldorf veranstaltet wurde.

Artikelbild: ironstuff / Bigstock.com

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