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Wieso? Weshalb? Warum?

Abrechnung – die Herausforderung für Zahnärzte

In erster Linie sollte sich ein Zahnarzt um das Wohl seiner Patienten kümmern. Natürlich fallen täglich auch einige verwaltende Aufgaben ein, die jedoch weitestgehend das Praxisteam übernimmt. Das gilt etwa für die Abrechnung. Doch in der Realität sieht das meist anders aus.

Lange Arbeitstage, schnelle Durchlaufzeiten, viele Patienten und wenig Zeit. Nach den Behandlungen stapeln sich die bürokratischen Aufgaben und schon sind Zahnarzt und Team stetig überlastet. Dennoch nimmt vor allem das Abrechnungsmanagement einen hohen Stellenwert ein, denn wo nichts abgerechnet wird, kann auch kein Honorar fließen.

Ohne ein gut funktionierendes und reibungsloses Forderungssystem und Mahnwesen kann schnell der wirtschaftliche Erfolg ins Wanken geraten. Neben dem Faktor Zeit ist auch die Leistungserfassung nach Bema, GOZ, GOÄ im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben nicht immer einfach und durch Stress und Hektik bleiben Fehler bei der Rechnungsstellung nicht aus.

Fehlt hingegen ein vernünftiges Mahnwesen, können Zahlungsausfälle drohen. So kommt es schnell zum Verlust der Liquidität sowie der wirtschaftlichen Stabilität. Was können Zahnärzte in der Situation tun?

So gelingt die korrekte Abrechnung

Die Grundlage des Abrechnungsmanagements ist eine korrekte Rechnung. Diese basiert auf einer lückenlosen Dokumentation der Leistungen einer Behandlung und ist Voraussetzung für die Erstellung der Abrechnung. Ferner bedarf es dem fachlichen Know-how über die Gebührenordnung, deren Anforderung und Regularien.

Selbstverständlich gilt es diese immer auf dem neuesten Stand zu halten. Entscheidet sich ein Zahnarzt für die Beschäftigung einer Abrechnungskraft oder betraut eine bereits angestellte Mitarbeiterin damit, kann eine Lösung sein, diese regelmäßig zu Workshops für zahnärztliche Abrechnungen zu schicken. Die meisten Veranstaltungen finden heute online statt.

Damit ist, zumindest fachlich gesehen, eine zuverlässige Abrechnung aller Positionen durch die korrekte Vergabe der Punkte und die Berechnung der Endsumme durch die Multiplikation mit dem Punktwert und dem Einbezug weiterer Verordnungen gewährleistet.

Externer Abrechnungsservice

Eine weitere Möglichkeit bietet sich mit einem externen Abrechnungsservice. Damit lagert der Zahnarzt das gesamte Abrechnungsmanagement aus und überlässt einem auf die zahnärztliche Abrechnung spezialisierten Unternehmen die Erstellung der Abrechnungen. So braucht sich dieser weder um die Rechnungen zu kümmern noch Weiterbildungsmaßnahmen organisieren.

Zudem wird die Fehlerquote drastisch reduziert und der Einbehalt aller aktuellen Regularien sichergestellt. Damit geht die Tatsache einher, dass der Zahnarzt vor wirtschaftlichem Verlust durch Irrtümer geschützt bleibt.

Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Neben dem Abrechnungsmanagement ist auch das Mahnwesen mit großem Verwaltungsaufwand beim Zahnarzt verbunden. Dabei gilt es zu bedenken, dass Zahnersatz teuer ist und die gesetzliche Krankenversicherung kaum Leistungen für zahnärztliche Behandlungen übernimmt. Doch der Gang zum Zahnarzt bleibt nicht aus und so sind Zahlungsrückstände und Zahlungsausfälle keine Seltenheit.

Neben Zahlungserinnerungen und Mahnungen kann das mitunter auch schon einmal in einem zeitaufwendigen Rechtsstreit enden. Und dann bleibt immer noch das Risiko bestehen, dass das Honorar ausbleibt. Ein externer Dienstleister kümmert sich neben dem Abrechnungssystem auch zuverlässig um das Mahnwesen, übernimmt das Inkasso und trägt sogar das Zahlungsausfallrisiko für den Zahnarzt, sodass dieser sein Honorar in jedem Fall bekommt.

Diesem Vorteil geht voraus, dass der Zahnarzt die Rechnung an den Anbieter verkauft und im Gegenzug die Summe (inklusive eines Einbehalts) sofort ausbezahlt bekommt. Das sogenannte Factoring ist heute ein beliebtes Finanzierungsinstrument.

Wann sind externe Lösungen sinnvoll?

Neben einer erheblichen Reduzierung des Aufwands, einer fehlerfreien Abrechnung und der sofortigen Liquidität führt der Dienstleister in der Regel gleich eine Optimierung durch. Oftmals werden in den Abrechnungen zahlreiche Potenziale entdeckt, da aus Unwissenheit bestimmte Leistungen nicht richtig abgerechnet werden.

Werden diese nun korrigiert, steigt der Umsatz und damit die Wirtschaftlichkeit. Durch die unmittelbare Rechnungsstellung können Forderungen schneller beglichen werden und das Abrechnungsmanagement ist unabhängig von Krankheitsausfällen, Personalmangel und Urlaub.

Zudem lassen die liquiden Mittel zu, nicht nur den eigenen Forderungen rechtzeitig nachzukommen, sondern auch Investitionen zu tätigen. Bei der Auswahl sollten Zahnärzte unterschiedliche Anbieter miteinander vergleichen und die Seriosität prüfen.

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